Wil je eigenlijk wel feedback?

Natuurlijk is feedback van belang. Het zorgt voor bewustzijn van patronen, reflecties op ontwikkelingen en het geeft een helder beeld van hoe je als team of persoon presteert. Waar je vraagtekens bij kunt zetten is de manier waarop feedback wordt georganiseerd.
Halfjaarlijkse evaluaties verbonden aan salaris, ongenuanceerde kritiek of een gebrek aan waardering – deze leveren meer frustraties op dan inzichten over hoe er verbeterd kan worden. De vraag is dus, hoe wil jij feedback organiseren?

Je kent het wel, je krijgt een verzoek binnen van je manager om de halfjaarlijkse evaluatie in te plannen. Je hebt je manager afgelopen periode weinig gezien of gehoord en je vraagt je af of hij je achternaam nog weet. Je gaat natuurlijk wel in op het verzoek en plant met beginnende zwetende handen een overleg in. Ook je manager voelt de zwetende handen en denkt, ‘Ik wil hem/haar niet te veel complimentjes geven, want dan zal hij/zij direct verwachten dat er een promotie of salarisverhoging aankomt’.

Het gevolg is dat beide partijen ongemakkelijk het gesprek ingaan en er enkel gesproken wordt over meetbare resultaten en niet op de manier hoe deze wel of niet zijn behaald. “Hoe sta je in de wedstrijd”, is mogelijk de enige vraag die probeert aan te kaarten hoe je je daadwerkelijk afgelopen periode hebt gevoeld.

Natuurlijk is dit gechargeerd en zal niet elk evaluatie- of feedbackgesprek zo vormgegeven worden. Wilt niet dat het resultaat van zulke gesprekken vaak erg demotiverend is. En niemand is hier echt tevreden over. Personeel niet. Managers niet. Ook HR niet.

Meer feedback momenten

Wil je beter worden in iets, steek je er op consistente basis tijd in. Wil je beter piano leren spelen? Elke dag een kwartier oefenen zal je over tijd beter maken dan één dag per maand. Wil je beter worden in feedback geven? Dan helpt een wekelijks reflectiemoment beter dan één halfjaarlijks moment

Uit een ophoping van frustraties, successen, uitdagingen en verwachtingen, worden veelal de negatieve elementen gefilterd onder het mom van verbetering. Niemand zit echter te wachten om oude koeien van een half jaar geleden uit de sloot te halen. Het is uit het oog verloren, irrelevant en er is zeker niets meer aan te veranderen.

Bekijk het even vanuit een gezinsperspectief. Loop je met je partner tegen problemen aan, heb je waarschijnlijk diezelfde week nog een gesprek hoe het beter kan. Komt je zoon met een geweldig rapport thuis, dan zorg je dat er na het eten een gebakje voor hem klaar staat. Stel je het een half jaar uit, zul je rare gezichten krijgen.

Hoe mooie of moeilijke gesprekken in een gezinssituatie minder uit de weg gegaan worden, zo is het tegenovergestelde het geval in een organisatie.

Wie is in de lead?

Zoals gezegd, feedback is natuurlijk wel wenselijk. Hoe kun je dit nu wél op een prettige manier aanvliegen?

Ten eerste is het van belang dat je de negatieve connotatie van feedback uit de wereld helpt. Van constructieve feedback ontwikkel je jezelf zowel persoonlijk als professioneel.

Deze ontwikkeling moet je wel zelf omarmen. Of je er nu na een half jaar aan toe bent om stil te staan bij je ontwikkeling, elk kwartaal of eens in de maand, is aan jou. Er is geen one size fits all. Bepaalde afspraken maken om continue ontwikkeling te stimuleren is dan wel verstandig. Spreek, bijvoorbeeld, als organisatie de verwachting uit dat je in ieder geval wilt weten hoe vaak per jaar ieder een ontwikkelingsgesprek verlangt. Laat de invulling vervolgens aan de mensen zelf over.

Wanneer deze gesprekken vervolgens vanuit een intrinsieke motivaties worden gepland, is het van belang om als manager of leider, diegene leidend te zien in het proces. Pas je aan aan de voorgestelde tijden en setting. Dit zijn voor diegenen die het gesprek initiëren waarschijnlijk de voorwaarden voor veiligheid tijdens het gesprek.

Een waarderingsgesprek

Hoe start je vervolgens zo’n gesprek? Uitgaan van waardering is een goed startpunt. Begin het gesprek met wat je in de ander waardeert, wat je zijn of haar talent vindt en wat jíj daarvan kunt leren. Het laat een evenwichtige relatie zien, waarin ontwikkeling vanuit beide kanten centraal staat.

Om te voorkomen dat frustraties van afgelopen periode het gesprek vervolgens domineren is het van belang deze niet op te stapelen over tijd, maar aan te pakken zodra zulke situaties ontstaan. Hoe? Er zijn mooie voorbeelden van F*ck Up Fridays of platformen om enkel mislukkingen te delen. Gedeelde smart is halve smart.

Een nieuwe gewoonte

Blijft het evaluatiegesprek een lastig onderwerp, stel mensen dan de vraag hoe zij idealiter feedback ontvangen. Ook wanneer je als organisatie niet af wilt van een halfjaarlijks evaluatiemoment, experimenteer dan met andere, evenwichtigere halfjaarlijkse varianten of stimuleer het geven van feedback onderling. Warempel zul je zien dat door het geven van onderlinge feedback op dagelijkse basis een halfjaarlijks functioneringsgesprek overbodig wordt. Zo creëer je een nieuwe gewoonte over tijd. En die tijd, die maak je zelf.

Dit blog is geschreven door:

Op zoek naar meer inspiratie?

Het is onze missie om mensgerichte organisaties te bouwen. We doen dit onder andere door het aanbieden van programma’s en evenementen. Bekijk hier ons evenementenoverzicht en laat je inspireren.